Daten visualisieren und Ressourcen besser verwalten

Hintergrundinformationen

Das „Chartered Institute of Public Finance and Accountancy“ ist der Fachverband für Personen im öffentlichen Finanzwesen. Er hat 14,000 Mitglieder, die im öffentlichen Dienst, nationalen Prüfungsämtern, großen Wirtschaftsprüfungsstellen und anderen Institutionen in denen öffentliche Gelder effizient und wirksam verwaltet werden müssen, arbeiten.

Chris Greene ist Abteilungsleiter des Informationsservices am CIPFA. Zu den Aufgaben seines Teams gehört das Sammeln der Daten von Behörden und Ämtern für eine Vielzahl von Serviceleistungen. Dabei handelt es sich um Finanz-, Arbeitnehmer-, Aktivitäten- und Leistungsinformationen von allen britischen Behörden. Diese Daten werden analysiert und helfen den Gemeinden Ressourcen besser zu verwalten.

Traditionell wurden die Informationen als Hardcopy veröffentlicht. Sie enthielten später auch Tabellen. Chris und sein Team suchten jedoch etwas Innovativeres, mit dem sie Daten in einem vernünftigen Format präsentieren können.

Wie alles begann

„Uns kam Marketingmaterial von InstantAtlas in die Hände und so beschlossen wir, Mitarbeiter an einer InstantAtlas-Schulung teilnehmen zu lassen. Uns wurde bewusst, dass wir das Basispaket benötigen würden und zusätzlich noch eine maßgeschneiderte Erweiterung“, sagt Chris.

Da es eine große Anzahl an Daten gab, wurde ein „upload tool“ gebraucht, das das Laden der Daten und die Datensammlung vereinfacht, erklärt Chris.„Wir haben Daten von 500 Organisationen, zu 45 verschiedenen Themen für einen Zeitraum von 15 Jahren. Es ist umfassend – um es milde auszudrücken.“

„Obwohl wir umfassende Qualitätssicherungsmaßnahmen haben, haben wir mit InstantAtlas Probleme identifiziert, die wir sonst nicht entdeckt hätten. Dies hat die Qualität der veröffentlichten Informationen weiter gesteigert.“

Den Anforderungen entsprechen

Die neuen Berichte wurden im August 2010 veröffentlicht. Gemeinden und Behörden zahlen eine Abo-Gebühr für den Service. Die Rückmeldungen von den Nutzern (hauptsächlich Servicemanager und Leiter) wurden festgehalten und waren positiv. Das beweist, dass Daten in einem visuellen Format präsentiert werden müssen. Chris ist sich jedoch bewusst, dass manche Daten schon veraltet sind.

Weitere Entwicklungen in der Zukunft

Es gibt so eine große Menge an Daten, dass es hilfreich wäre, die Daten nach Themen filtern zu können. Chris hofft, dass er einige vorgefertigte Profile erstellen kann. Diese sollen es dem Nutzer ermöglichen, spezifische Themen auszuwählen und jeden mit seinen relevanten Indikatoren zu untersuchen. Ein Beispiel: das Interesse an Investitionen in der örtlichen Bücherei; es sollen die Daten über Ausgaben pro Kopf dargestellt werden ohne dabei den ganzen Datensatz zu durchforsten.

Chris möchte den Datensatz auch weiter ausbauen. Es werden derzeitig nur die Daten genutzt, die CIPFA selbst sammelt. Es gibt noch weitere Datensätze, die den Inhalt erweitern würden. „Ich sehe da ein großes Potenzial. Wir müssen einfach das Beste daraus machen“, sagt er. „Viele Organisationen haben nicht die Ressourcen um Daten zu analysieren. Wir können das für sie tun und gleichzeitig die Daten auf eine sehr verständliche Weise präsentieren.“

Die Hauptvorteile

• CIPFA bietet Abonnenten Zugriff auf eine Vielzahl von Daten in einem benutzerfreundlichen und leicht verständlichen Format
• Daten können mit dem maßgeschneiderten Datenlade-Tool leichter geladen werden
• Die Datenqualität ist verbessert
• Ämter, Gemeinden und Behörden haben Zugriff auf eine Informationsquelle, die dazu genutzt werden kann, dass öffentliche Gelder noch wirksamer eingesetzt werden

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